إسم النظام
خزائن لشركات النقل اللوجيستى
طرح النظام للعمل :
Jan 01 , 2022
تصنيف التكنولوجيا :
Web Cloud App
وهنا يتم إدخال بيانات الشركة من بيانات حكوميه وموظفين وعملاء وموردين وفروع وخزائن وبنوك وتحديد صلاحيات النظام لكل عضو مسجل
هنا يتم إدخال الأصول والسيارات الخاصة بالمؤسسة والتى يتم إستخدامها فى عمليات النقل بجانب الإهلاكات وتقاريرها وأيضا عمليات إستبعاد الأصول
هذا الجزء خاص بعمليات نقل و توريد للعميل وفواتير الخدمة وإشعارات الخصم وملفات العملاء وتقارير عن الإيرادات تفصيلية
جزء المخازن يهتم بإدارة مخزون الاصناف والتحويلات بين المخازن ومراقبة المخزون بجانب توافر عدة تقارير خاصة بالمخازن و المشتريات لإدارة فواتير وعمليات الشراء
هذا الجزء يختص بإصدار وإدارة الفواتير الشهرية للعملاء ومتابعة مواعيد السداد لكل عميل بجانب الحسابات والإدارة الماليه للمؤسسة
التعريفات الرئيسية
وهى البيانات الاساسية التى يتم ادخالها فى بداية التعامل مع البرنامج مرة واحدة بحيث يمكنك استخدامها فى كافة العمليات بعد ذلك.
قائمة التعريفات الاساسية تحتوى على :
• بيانات الشركة: يتم من خلالها اضافة بيانات الشركة الاساسية وهى:
• كود الشركة : وهو كود يميز كل شركة عن الاخرى ويتم الدخول للسيستم بهذا الكود.
• اسم الشركة – رقم الجوال – العنوان – الايميل – الموقع الالكترونى – الفاكس
• رقم السحل التجارى – الرقم الضريبى – رقم البطاقة الضريبية
• تقفيل الفترة المالية : يمكنك اختيار الفترة التى على اساسها يتم تقفيل السنة المالية وهى (شهرى – ربع سنوى – نص سنوى – سنوي)
• نظام ترقيم القيود: يمكنك اختيار شكل تسلسل القيود اليومية وهو (قيد– يومى – شهرى)
• قيد : يتم تسلسل القيود بارقام متتالية كل قيد برقم
• يومى : يتم تسلسل قيود اليوم برقم واحد يزيد باليوم الذى يليه
• شهرى : يتم تسلسل القيود بالشهر جميع قيود الشهر الحالى بنفس الرقم ويزداد التسلسل بالشهر التالى.
إدارة الموظفين
- اضافة موظف: لتسجيل بيانات موظف جديد بالشركة يتم ادخال الاتى: البيانات الاساسية الاسن والرقم القومى وتاريخ الميلاد وبيانات الاتصال كالهاتف والايميل والعنوان والبيانات الوظيفية كنوع الوظيفة (يتم ادخال جميع انواع الوظائف من قائمة التعريفات الرئيسية) وتاريخ بداية العمل والراتب الاساسى له وايضا بيانات الحساب المستخدم وكلمة المرور اذا له صلاحية استخدام البرنامج .
- الحضور والانصراف: يمكن تسجيل قوائم الحضور والإنصراف من ملف اكسيل بتسجيل اسم الموظف وتاريخ وساعة الحضور وتاريخ وساعة الانصراف.
- اضافة طلب اذن: يدخل الموظف بحسابه الخاص بيه ليقوم بطلب اذن وذلك باختيار التاريخ والوقت من والى والملاحظات.
- اضافة طلب سلفة: يدخل الموظف لطلب سلفة باختيار قيمة السلفة ومدة السداد وطريقة سدادها عن طريق خصم السلفة من الراتب ام مباشرة.
- سداد السلفة : يتم من خلالها تسديد الموظف للسلف.
- صرف رواتب الموظفين: يتم عرض جميع بيانات الموظفين خلال شهر معين من سنة معينة على حسب الاختيار ويظهر الراتب الاساسى وحساب ايام الحضور وايام الغياب والسلف والمكافأت والتأمينات والعلاوات والخصومات وحساب صافى الراتب بعد خصم او اضافة البيانات السابقة مع امكانية الصرف لموظف واحد او اكتر من موظف وذلك باختيار الموظفين المراد الصرف لهم واختيار طريقة الدفع واختيار الخزنة او البنك.
إدارة المخازن
يمكنك إدارة كل شيء يتعلق بالمخازن وكميات الاصناف بالمخزن ومتابعة حركة الاصناف وجميع العمليات على المخزن من مبيعات مشتريات مرتجعات وعمليات الفك والتجميع والتسويات وايضا عمليات الجرد وغيرها.
تحتوى إدارة المخازن على:
- رصيد اول المدة: يمكنك اضافة رصيد الاصناف الخاص بالعميل عند بداية استخدام البرنامج حتى تتمكن بعد ذلك من اجراء كافة العمليات على الاصناف بهذا الرصيد.
- مراقبة المخزون: يمكنك متابعة المخزون لكافة الاصناف ومعرفة ارصدتهم الحالية بالمخزن.
- التسويات: فى حالة الجرد ووجود فرق بين الجرد الفعلى والمخزن يمكنك اضافة اذن تسوية بالأضافة
- او بالخصم بهذا الفرق لتسوية الرصيد بالمخزن.
- التفكيك والتركيب: يمكن ان يتكون الصنف من اكتر من وحدة وفى هذه الحالة يمكنك عمل تفكيك للوحدة الاكبر من الصنف لتزداد كمية الوحدة الاصغر او عمل تجميع للوحدة الاصغر لتزداد كمية الوحدة الاكبر لهذا الصنف.
- مثال (1 كرتونة /10علبة) يمكن تفكيك الكرتونة الى 10 علبة اوتفكيك اكثر من كرتونة على حسب تحديد الكمية ويمكن تجميع 10 علبة الى كرتونة.
- تحويلات الاصناف: يمكنك تحويل الاصناف بكمياتها من مخزن الى اخر.
- العروض: يمكنك اضافة عروض على الصنف وذلك باختيار الصنف واختيار مدة العرض دائم او خلال فترة معينة واختيار نوع العروض (خصم على الصنف – خصم عام للفاتورة – نقاط) وادخال قيمة الخصم (قيمة او نسبة مئوية).
- تقارير المخازن: تحتوى على (تقرير كميات الاصناف – تقرير اسعار الاصناف – تقرير كارت صنف – تقرير متوسط التكلفة)
إدارة المشتريات
فيها يتم إدارة جميع عمليات الشراء و تقارير الشراء و تحتوى على :
فاتورة مشتريات: يتم انشاء فاتورة مشتريات لاصناف من مورد معين ويزداد المخزن بكميات هذه الاصناف لتسجيل الفاتورة يتم ادخال الآتى:
- ادخال رقم الفاتورة – اختيار المخزن – اختيار المورد – اختيار الاصناف – امكانية اختيار اكتر من صنف عند طريق اسم او كود الصنف وتحديد كمية وسعر الشراء ويتم حساب اجمالى السعر.
- امكانية اضافة ضريبة على اجمالى الفاتورة
- امكانية اضافة خصم على الفاتورة (خصم مكتسب للمورد)
- امكانية الدفع ( كاش او اجل )
- عند الدفع كاش يتم اختيار طريقة السداد اما (خزنة و بنك) ويتم دفع المبلغ كامل.
- عند الدفع اجل يمكن دفع جزء من المبلغ و يجب ادخال المبلغ المتبقى على دفعات يتم سدادها فيما بعد.
- امكانية طباعة الفاتورة بعد الحفظ
- امكانية تعديل او حذف او ارجاع فاتورة مشتريات موجوده بالفعل.
دفعات الموردين : لتسديد دفعات الموردين يتم عرض جميع دفعات الموردين وقيمة الدفعة وتاريخ التسديد واختيار تسديد الدفعة ودفع المبلغ المطلوب.
مرتجع مورد: امكانية ارجاع المورد للاصناف وامكانية اختيار اكتر من صنف للارجاع وامكانية الدفع كاش او خصم من المستحقات .
إدارة المبيعات
- فاتورة مبيعات : يتم انشاء فاتورة مبيعات لعميل باختيار العميل والاصناف التى يريدها العميل ويتم اولا التأكد من رصيد الاصناف المراد اختيارها بالمخزن فاذا لا يوجد كمية بالمخزن فسيتم ايقاف العمليه ويمنعك من اضافة هذا الصنف اما اذا وجدت كمية بالمخزن سيتم اضافة الصنف وينقص المخزن بالكمية المطلوبة من الصنف.
- لتسجيل الفاتورة يتم ادخال الآتى:
- ادخال رقم الفاتورة – اختيار المخزن – تاريخ الفاتورة
- اختيار عميل مسجل من قبل او امكانية اضافة عميل جديد
- اختيار الاصناف – عند طريق اختيار اسم او كود الصنف ويجب اختيار الوحدة والباركود فى حالة وجود اكتر من وحدة لهذا الصنف
- تحديد كمية الصنف والسعر
- امكانية اضافة خصم على الصنف وادخال قيمة الخصم او النسبة يتم خصمها من سعر البيع
- وبعد اختيار جميع الاصناف يتم حساب اجمالى الفاتورة
- امكانية اضافة ضريبة على اجمالى الفاتورة
- امكانية اضافة خصم على اجمالى الفاتورة (خصم مسموح للعميل)
- امكانية الدفع ( كاش او اجل )
- عند الدفع كاش يتم اختيار طريقة السداد اما (خزنة و بنك) ويتم دفع المبلغ كامل.
- عند الدفع اجل يمكن دفع جزء من المبلغ و يجب ادخال المبلغ المتبقى على دفعات يتم سدادها فيما بعد.
- امكانية طباعة الفاتورة بعد الحفظ – او طباعة القيد بعد الحفظ.
- عرض فواتير المبيعات: عرض جميع فواتير المبيعات وامكانية اختيار اى فاتورة لعرض التفاصيل او تعديل الفاتورة او الحذف او الارجاع او طباعة الفاتورة .
إدارة الحسابات
إدارة الحسابات : تشتمل إدارة الحسابات على ادارة الحسابات المدينة والدائنة بكافة انواعها بدءا من تسجيل هذه الحسابات فى شجرة الحسابات وتسجيل القيود اليومية وعرض جميع التقارير الخاصة بهذه الحسابات والعمليات والارصدة الافتتاحية والختامية قائمة ادارة الحسابات تحتوى على الاتى :
- شجرة الحسابات: يمكن انشاء شجرة الحسابات الخاصة بك بالشكل الذى تريده يتم فيها اضافة حسابات يتم ترتيب الحسابات باكواد خاسة بكل حساب يتم ادخال اسم وكود الحساب واختيار نوع الحساب اما حساب رئيسى او فرعى واختيار الحساب الرئيسى التابع له والرصيد الحالى للحساب ويمكن تعديل وحذف اى حساب اذ لم يكن عليه عمليات بالفعل.
- القيود اليومية: تتم فيها اضافة القيود اليومية عن طريق ادخال حركات القيد كل حركة على حدا وذلك باختيارالحساب عن طريق البحث بالاسم او الكود الخاص به وايضا اختيار نوع الحساب مدين او دائن وادخال القيمة ثم اضافة الحركة ويجب ادخال اجمالى المدين واجمالى الدائن بقيم متساوية. “القيود اليومية للعمليات الاخرى يتم انشائها تلقائى عند تسجيل العمليات مثل فواتير البيع والمشتريات والمرتجعات”.
- القيود الافتتاحية: يمكن اضافة قيود افتتاحية وهى القيود التى تضاف اول المدة.
إدارة الرحلات
هذا القسم يختص بكل ما يتعلق من إنشاء الرحلات مثل :
- إنشاء رحلة: حيث يتم إإنشاء رحلة جديدة و تحديد نوع الرحلة إذا كانت رحلة نقل بضائع فقط أم نقل و توريد ويتم إختيار العميل من البيانات المسجلة فى التعريفات الرئيسية و أيضا مكان بداية رحلة العسيارة و نهايته وتحديد بيانات السيارة والملحق الموجود عليه “رقم الصندوق” بالاضافة إلى إدخال أخر قراءة عداد للسيارة لحساب عدد الكيلومترات التى تأخذها الرحلة.
- فاتورة العميل: فيها يتم إنشاء فاتورة العميل و إدخال بيان الدفعات المستحقة من العميل وإمكانية الدفع كاش أو آجل.
- فواتير العملاء: فيها يتم عرض فواتير العملاء و إجراء العمليات المختلفه على الفواتير مثل إشعار الخصم و إشعار الإرجاع.
- التقارير: تحتوى على عدة تقارير متميزة مثل:
- رحلات السيارة.
- مصروفات السيارة.
- الأرباح السنويه.
- إيرادات السيارة.
- أرباح السيارات.
- أصناف السيارات التى تم إستهالكها فى الصيانة.
- ملف السيارة.
إدارة الصيانة
هذا القسم يختص بإدارة عمليات ورشة الصيانة بالشركة ويتضمن الآتى:
- إنشاء طلب صيانه: حيث يتم إنشاء طلب الصيانه عن طريق السائق أو مشروف السيارات و هنا يتم تحديد الأعطال عن طريق سائق السيارة.
- كشوف الصيانه: وبها يتم عرض جميع كشوف الصيانه قيد التنفيذ فى الورشة و حالة كل طلب.
- طلبات الصيانه لأمين المخزن: فيها يتم عرض طلبات الفنى التى طلبها من قطع لعمل صيانه للسيارة و حالتها من حيث تم موافقة أمين المخزن على صرفها أم لا.
- شاشة الصيانه: الشاشة الخاصة بالعرض على الفنى و التى فيها يقوم بتحديد الأجزاء المراد أستبدالها أو صيانتها و حالة الأجزاء التى تخرج من السيارة إذا كانت هالك أو ضمان أو إستبدال.
- فواتير الصيانه الخارجية: فيها يتم تسجيل فاتورة صيانه فى ورشة خارجيه فى حالة لم تسطيع ورشة الشركة إصلاح العطل وتطلب الأمر إصلاح السيارة فى ورشه خارجية.
عروض الأسعار
فيها يتم أنشاء عرض سعر لتقديمه للعميل مؤرخ.و يحتوى على :
- إنشاء عرض سعر : يتم فيه إنشاء عرض سعر لعرضه على العميل و ويتضمن الأصناف أو الخدمات المقدمه ويرتبط بالعميل والمندوب المسئول عن العميل.
- عروض الأسعار: يتم عرض عروض الأسعار و المندوبين الذين قاموا بتقديمه وتاريخ تقديم العرض و نهاية صلاحيته و العملاء.
- العملاء المحتملين : يتم هنا عمل إستطلاع سوقى للعملاء الغير متعاملين مع الشركة و إظهار أماكن تمركزهم على خرائط جوجل عن طريق تسجيل مواقعهم مما يساعد على دراسة السوق والأماكن التى لاتغطيها منتجات الشركة كتوزيع و دراسة أسباب عدم تعامل تلك العملاء مع الشركة ويساعد فى إيجاد طرق تسويقية لزيادة إنتشار توزيع منتجات الشركة فى الأماكن التى لا تغطيها.
